Dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp: Giải pháp đặt vé, công nợ và hóa đơn

Dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp giúp công ty quản lý tập trung việc đặt vé, đổi hoàn, công nợ, hóa đơn và chi phí công tác. Thay vì để từng nhân viên tự mua vé rồi tổng hợp chứng từ riêng lẻ, doanh nghiệp có thể làm việc với một đầu mối chuyên trách để giảm thời gian xử lý và chủ động hơn khi lịch công tác thay đổi.

Giải pháp này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhân sự thường xuyên di chuyển trong nước hoặc quốc tế, cần đặt nhiều hãng, quản lý ngân sách theo phòng ban và có nhu cầu đối chiếu công nợ định kỳ.

Vì sao cần dịch vụ đặt vé cho doanh nghiệp

Khi số chuyến công tác còn ít, nhân viên tự đặt vé có thể chưa gây nhiều khó khăn. Nhưng khi doanh nghiệp có hàng chục lượt bay mỗi tháng, quy trình này dễ trở nên phân tán.

Vì sao cần dịch vụ đặt vé cho doanh nghiệp

Một chuyến công tác thường kéo theo nhiều nghiệp vụ:

• Tìm chuyến và so sánh hãng

• Xin phê duyệt

• Xuất vé

• Thanh toán

• Lấy hóa đơn

• Mua hành lý

• Đổi ngày hoặc đổi chuyến

• Theo dõi chi phí cuối kỳ.

Nếu mỗi nhân viên tự xử lý, bộ phận hành chính và kế toán phải tổng hợp nhiều giao dịch nhỏ từ nhiều nguồn khác nhau.

Sử dụng đặt vé máy bay công tác qua một đầu mối giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình này và giảm rủi ro sai sót.

Dịch vụ vé doanh nghiệp khác gì nhân viên tự mua vé?

Khác biệt lớn nhất không nằm ở chiếc vé, mà ở cách doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời chuyến công tác.

Tiêu chí	Nhân viên tự đặt	Dịch vụ doanh nghiệp
Tìm chuyến	Từng cá nhân tự thao tác	Một đầu mối kiểm tra
So sánh hãng	Phụ thuộc người đặt	Có thể kiểm tra nhiều hãng
Thanh toán	Từng giao dịch	Có thể theo hợp đồng/công nợ
Hóa đơn	Nhân viên tự thu thập	Quản lý tập trung
Đổi/hoàn	Tự liên hệ	Có bộ phận hỗ trợ
Quản lý chi phí	Phân tán	Theo phòng ban/dự án
Đối chiếu	Khó tổng hợp	Theo chu kỳ thống nhất

Vì vậy, vé máy bay cho doanh nghiệp nên được xem là một giải pháp quản trị chuyến công tác, không chỉ là kênh mua vé.

Lợi ích khi đặt vé qua đại lý doanh nghiệp

Một đại lý vé máy bay doanh nghiệp có thể giúp doanh nghiệp xử lý nhiều nghiệp vụ qua một đầu mối duy nhất.

Lợi ích khi đặt vé qua đại lý doanh nghiệp

So sánh nhiều hãng hàng không

Doanh nghiệp không nhất thiết phải làm việc riêng với từng hãng.

Tùy hành trình, đại lý có thể kiểm tra:

• Vietnam Airlines

• Vietjet Air

• Bamboo Airways

• Vietravel Airlines

• Sun PhuQuoc Airways;

• Các hãng quốc tế phù hợp.

Với chuyến công tác, phương án tối ưu thường phải cân bằng:

Giá cuối cùng – giờ bay – hành lý – điều kiện đổi vé.

Một vé thấp hơn vài trăm nghìn nhưng khung giờ không phù hợp hoặc khó đổi chưa chắc mang lại tổng chi phí tốt hơn.

Hỗ trợ khi lịch công tác thay đổi

Đây là điểm khác biệt quan trọng với khách cá nhân.

Lịch công tác có thể thay đổi vì:

• Cuộc họp kết thúc sớm

• Khách hàng đổi lịch

• Nhân viên phải ở lại thêm

• Phát sinh chuyến công tác khác

• Cần chuyển sang chuyến sớm hơn.

Khi đó, doanh nghiệp cần một đầu mối có thể kiểm tra nhanh phí đổi, chênh lệch giá và chuyến thay thế.

Quy trình đặt vé máy bay doanh nghiệp

Một quy trình tập trung giúp doanh nghiệp giảm giao dịch rời rạc và dễ đối chiếu chi phí cuối kỳ.

Quy trình đặt vé máy bay doanh nghiệp

Bước 1: Tư vấn nhu cầu và ký hợp đồng

Trước khi triển khai hợp đồng vé máy bay doanh nghiệp, hai bên nên thống nhất:

• Số lượt bay trung bình mỗi tháng

• Các tuyến thường sử dụng

• Nhu cầu nội địa/quốc tế

• Quy trình phê duyệt

• Phương thức thanh toán

• Người phụ trách

• Yêu cầu hóa đơn.

Việc xác định rõ từ đầu giúp đại lý xây dựng quy trình phù hợp hơn với doanh nghiệp.

Bước 2: Tạo mã hoặc tài khoản doanh nghiệp

Doanh nghiệp được tạo mã riêng để quản lý các giao dịch phát sinh.

Thông tin có thể được theo dõi theo:

• Nhân viên

• Phòng ban

• Dự án

• Chuyến đi

• Kỳ thanh toán.

Điều này giúp việc quản lý chi phí công tác rõ ràng hơn.

Bước 3: Gửi yêu cầu và phê duyệt vé

Một yêu cầu đặt vé nên gồm:

Họ tên hành khách – chặng bay – ngày đi – ngày về – giờ mong muốn – hành lý – yêu cầu đặc biệt.

Đại lý kiểm tra phương án và gửi lại để người phụ trách lựa chọn trước khi xuất vé.

Bước 4: Hỗ trợ sau bán

Sau khi vé được phát hành, doanh nghiệp vẫn có thể cần:

• Mua thêm hành lý

• Chọn chỗ

• Suất ăn

• Đổi ngày

• Đổi chuyến

• Hoàn vé

• Kiểm tra lịch bay thay đổi.

Đây là phần tạo ra giá trị lớn trong các chuyến công tác thực tế.

Công nợ vé máy bay doanh nghiệp hoạt động như thế nào?

Công nợ vé máy bay phù hợp với doanh nghiệp có số lượng giao dịch thường xuyên.

Thay vì thực hiện nhiều khoản thanh toán nhỏ, doanh nghiệp có thể đối chiếu số liệu theo chu kỳ đã thống nhất.

Quy trình thường gồm:

1. Đại lý xuất vé theo yêu cầu đã được duyệt.

2. Các giao dịch được ghi nhận theo mã doanh nghiệp.

3. Hai bên đối chiếu công nợ theo kỳ.

4. Chứng từ và hóa đơn được hoàn thiện.

5. Doanh nghiệp thanh toán theo thời hạn đã thỏa thuận.

Hạn mức và thời gian công nợ phụ thuộc vào doanh số, lịch sử thanh toán và chính sách hợp tác của từng doanh nghiệp.

Hóa đơn vé máy bay doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Hóa đơn vé máy bay doanh nghiệp nên được thống nhất ngay khi bắt đầu hợp tác.

Các thông tin cần rõ gồm:

• Tên pháp nhân

• Mã số thuế

• Địa chỉ

• Email nhận hóa đơn

• Chu kỳ xuất hóa đơn

• Người xác nhận công nợ

• Thời hạn thanh toán.

Việc chuẩn hóa từ đầu giúp kế toán giảm thời gian điều chỉnh chứng từ sau khi kết thúc kỳ.

Nên chọn hãng nào cho chuyến công tác?

Không có một hãng hàng không luôn tốt nhất trong mọi tình huống.

Vietnam Airlines

Phù hợp khi doanh nghiệp ưu tiên mạng bay rộng, dịch vụ truyền thống và các chương trình dành cho khách hàng tổ chức như LotusBiz.

Vietjet Air

Có nhiều lựa chọn giá và dịch vụ mua thêm, phù hợp khi doanh nghiệp muốn linh hoạt về ngân sách và hành lý.

Bamboo Airways

Có thể là lựa chọn phù hợp trên các tuyến và khung giờ đáp ứng tốt lịch công tác, đặc biệt khi điều kiện hạng vé phù hợp.

Vietravel Airlines và Sun PhuQuoc Airways

Hai hãng này giúp tăng thêm lựa chọn trên những tuyến đang khai thác, nhất là khi giờ bay hoặc quyền lợi phù hợp hơn với kế hoạch công việc.

Với khách quốc tế, cần xem thêm:

• Điểm nối chuyến

• Thời gian transit

• Hành lý

• Chính sách đổi/hoàn

• Visa transit nếu có.

Chương trình LotusBiz có gì đáng chú ý?

LotusBiz là chương trình dành cho tổ chức và doanh nghiệp thường xuyên sử dụng Vietnam Airlines.

Doanh nghiệp có thể tích lũy quyền lợi và điểm thưởng theo chính sách của hãng. Với công ty có doanh số Vietnam Airlines ổn định, LotusBiz có thể kết hợp với dịch vụ đại lý để tạo hai lớp giá trị khác nhau.

Đại lý hỗ trợ:

• Đặt vé

• Công nợ

• Hóa đơn

• Đổi/hoàn

• Nhiều hãng.

LotusBiz tập trung vào:

• Quyền lợi doanh nghiệp

• Tích lũy điểm

• Ưu đãi dịch vụ

• Trải nghiệm khi bay Vietnam Airlines.

6 tiêu chí chọn nhà cung cấp vé máy bay doanh nghiệp

Tiêu chí	Ý nghĩa
Pháp nhân rõ ràng	Thuận tiện ký hợp đồng, chứng từ
Xử lý nhiều hãng	Tăng lựa chọn hành trình
Hỗ trợ sau bán	Quan trọng khi lịch công tác thay đổi
Chính sách công nợ	Giảm thanh toán nhỏ lẻ
Đầu mối phụ trách	Tăng tốc độ xử lý
Hóa đơn và đối chiếu	Giúp kiểm soát ngân sách

Atrip.vn dịch vụ vé máy bay dành cho doanh nghiệp

Atrip.vn là thương hiệu thuộc Công ty TNHH Đầu Tư Du Lịch Sao Mai, cung cấp giải pháp phục vụ vé máy bay khách hàng doanh nghiệp theo mô hình tập trung.

Doanh nghiệp có thể được hỗ trợ:

• Tư vấn và ký hợp đồng

• Tạo mã khách hàng

• Đặt vé nhiều hãng

• Theo dõi công nợ

• Đối chiếu chi phí

• Xuất hóa đơn

• Hỗ trợ đổi/hoàn và dịch vụ sau bán.

Hotline/Zalo:

• 1900 4742

• +8428 7776 7999

• atripvietnam (ZaloOA)

Khi liên hệ, doanh nghiệp nên cung cấp trước tần suất bay, các tuyến thường sử dụng, số lượng nhân sự và hình thức thanh toán mong muốn để được tư vấn phương án phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

Dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp có rẻ hơn tự đặt không?

Không phải mọi vé đều rẻ hơn. Giá trị chính nằm ở việc tối ưu tổng chi phí, quy trình, chứng từ và khả năng xử lý khi chuyến đi thay đổi.

Doanh nghiệp có được công nợ không?

Có thể, tùy doanh số, lịch sử thanh toán và chính sách hợp tác giữa hai bên.

Có thể đặt nhiều hãng qua một đại lý không?

Có. Đây là lợi thế lớn giúp doanh nghiệp lựa chọn chuyến phù hợp thay vì phụ thuộc một hãng.

Có hỗ trợ đặt vé quốc tế không?

Có thể. Đại lý có thể hỗ trợ kiểm tra hãng, hành trình nối chuyến, hành lý và điều kiện giá theo nhu cầu công tác.

Khi nhân viên đổi lịch thì xử lý thế nào?

Đại lý kiểm tra điều kiện vé, phí đổi, chênh lệch giá và chuyến thay thế trước khi doanh nghiệp xác nhận.

Có xuất hóa đơn điện tử không?

Có thể thực hiện theo quy trình đối chiếu, thanh toán và thông tin pháp nhân đã thống nhất trong hợp đồng.

LotusBiz và dịch vụ đại lý có giống nhau không?

Không. LotusBiz là chương trình dành cho doanh nghiệp của Vietnam Airlines; đại lý hỗ trợ rộng hơn về nhiều hãng, công nợ, hóa đơn và dịch vụ sau bán.

Kết luận

Dịch vụ vé máy bay doanh nghiệp không đơn thuần là mua vé mà là một quy trình quản lý gồm đặt vé – phê duyệt – hỗ trợ sau bán – công nợ – hóa đơn – đối chiếu chi phí.

Với doanh nghiệp có nhân sự thường xuyên đi công tác, sử dụng một đầu mối chuyên trách giúp giảm thời gian hành chính, kiểm soát ngân sách tốt hơn và xử lý nhanh khi lịch trình thay đổi. Atrip.vn đại lý vé máy bay uy tín có thể hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn, ký hợp đồng, tạo mã khách hàng đến công nợ, hóa đơn và dịch vụ sau bán, giúp việc quản lý chuyến công tác trở nên tập trung và hiệu quả hơn.